Документообіг CARGO PRO

CARGO PRO об'єднує весь електронний документообіг у єдиному просторі: товарно-транспортні накладні (ТТН), міжнародні CMR, акти виконаних робіт, рахунки, інвойси та договори. Все в одному місці — через Telegram-бот і веб-сайт. Документи формуються автоматично з даних заявок і рейсів, без ручного введення дублікатів.

• ТТН та CMR — автогенерація з даних рейсу
• Акти виконаних робіт — після завершення доставки
• Рахунки та інвойси — з реквізитами IBAN
• Фото документів від водія — прив'язка до рейсу
• Архів і пошук — за номером, датою, контрагентом

Договори з контрагентами також можна зберігати в системі — завантажте скан або PDF у картку контрагента для швидкого доступу. Рамкові договори та додаткові угоди зручно тримати поруч із заявками.

ТТН — основний документ для внутрішніх перевезень у Україні. Підтверджує передачу вантажу, фіксує маршрут і відповідальність сторін. У CARGO PRO накладна формується автоматично з даних рейсу: відправник, отримувач, адреси, вантаж, вага, кількість місць. Редагування доступне в будь-який момент до експорту.

1. Створіть рейс або візьміть заявку в роботу — система підтягує дані.
2. Відкрийте розділ «Документи» рейсу → оберіть «Сформувати ТТН».
3. Перевірте та при потребі відредагуйте поля (назва вантажу, кількість, примітки).
4. Завантажте PDF або надішліть контрагенту одразу через бот/сайт.

CMR (Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route) — міжнародна накладна для перевезень за кордон. Обов'язкова для країн-підписантів конвенції (Україна, ЄС, країни СНД тощо). У CARGO PRO поля заповнюються з даних заявки: відправник, отримувач, місця завантаження/розвантаження, опис вантажу, умови. Потрібні лише перевірка та додаткові примітки.

• Блоки 1–16: дані відправника, отримувача, місця приймання та доставки, дати
• Блоки 17–22: опис вантажу, вага, кількість місць, особливі умови, резервації
• Резервації та примітки: можна додати вручну (наприклад, «Обережно, крихке»)
• Автозаповнення з заявки охоплює більшість полів — залишається лише перевірка

Акт формується після завершення рейсу, коли водій підтверджує доставку. Документ фіксує виконані послуги, дату, маршрут і суму.

• Система створює акт автоматично після зміни статусу рейсу на «Доставлено»
• Можливість цифрового підпису (за налаштуваннями компанії) — економія часу і паперу
• Надсилання на підтвердження контрагенту через бот або email — контрагент отримує посилання для підпису
• Історія змін і підписів зберігається для аудиту

Рахунки та інвойси формуються на основі заявки: сума, реквізити вашого підприємства (IBAN, ЄДРПОУ, назва, код банку), дані платника. Відправка контрагенту — одним кліком. Для експортних перевезень можна генерувати інвойси в іноземній валюті.

• Генерація з даних рейсу: маршрут, вартість, послуги, ПДВ (за налаштуваннями)
• Підстановка IBAN та банківських реквізитів з профілю компанії
• Відправка через бот, email або завантаження PDF — на вибір
• Нумерація рахунків формується автоматично для уникнення дублікатів

Водій завантажує фото підписаних ТТН, CMR або актів прямо з телефону через бот. Файли автоматично прив'язуються до рейсу за номером заявки. Це дозволяє мати копії документів ще до повернення водія в офіс.

• Водій відкриває рейс у боті, натискає «Завантажити документ», обирає фото з галереї або робить нове камерою
• Система прив'язує фото до рейсу за номером заявки — додаткові дії не потрібні
• Вимоги до якості: чітке зображення без розмиття, весь документ у кадрі (без обрізання країв), читабельний текст і підписи. Рекомендований формат — JPG або PNG
• Можна завантажити кілька фото (наприклад, обидва аркуші CMR) — вони збережуться в одній картці рейсу

Усі документи зберігаються в архіві з прив'язкою до рейсу та контрагента. Зберігання відповідає вимогам для бухгалтерського обліку. Пошук за кількома параметрами одночасно (наприклад, дата + контрагент):

• За номером: ТТН, CMR, номер заявки або рейсу
• За датою: діапазон дат для звітів
• За контрагентом: всі документи з конкретним замовником
• За рейсом: повний пакет документів по одному рейсу

Можна скачати архів обраних документів одним файлом (ZIP) для передачі бухгалтерії або аудиту. Файли зберігаються в оригінальній якості.

Короткий чек-лист документообігу:

Дотримання цього порядку прискорює розрахунки і зменшує кількість уточнень від замовників.

• Перед рейсом: сформуйте ТТН або CMR, надішліть замовнику
• Під час рейсу: водій завантажує фото підписаних документів
• Після доставки: перевірте акт, надішліть на підпис контрагенту
• Для оплати: згенеруйте рахунок, надішліть з актом
• Щомісяця: експортуйте архів для бухгалтерії та робіть резервну копію

Підсумок: Електронний документообіг CARGO PRO економить час, зменшує паперову роботу і забезпечує прозорість. Формуйте документи вчасно, завантажуйте фото одразу після рейсу, використовуйте архів для звітності. Усі документи доступні через бот і сайт — обирайте зручний варіант.