Vadovas, kaip sukurti tobulą transporto įrašą savo CRM sistemoje. Ką turėtų apimti elektroninė dispečerio byla.
Skaitmeninėje logistikoje „Reiso kortelė“ (arba transporto užsakymas / byla) yra absoliutus viso verslo centras. Jei ši kortelė suprojektuota ir sukonfigūruota prastai, dispečeriai (transporto vadybininkai) švaistys laiką ieškodami informacijos, o ne valdydami krovinių srautus. Taigi, kaip turėtų atrodyti puikiai struktūrizuota transporto kortelė ekspeditorių CRM sistemoje?
Reiso kortelė CRM sistemoje
Informacijos architektūra: Kas iš tikrųjų svarbu?
Perkrautas ekranas yra toks pat žalingas, kaip ir tas, kuriame trūksta duomenų. Gera reiso kortelė turi būti logiškai suskirstyta į sekcijas:
Pagrindiniai duomenys: Iš kur, į kur, data ir laikas. Ši informacija turi būti matoma iškart iš pirmo žvilgsnio, geriausia – dideliu ir įskaitomu šriftu.
Finansinis blokas (Vadybininko komercinė paslaptis): Už kokią kainą parduodame klientui ir už kokią perkame iš subrangovo vežėjo. Pelno marža turi būti rodoma šalia. Prieigą prie šio bloko turėtų turėti tik įgaliotas personalas.
Krovinio ir transporto priemonės specifikacijos: Svoris, tūris (CBM), krovos metrai (LDM), tento tipas arba reikalavimas šaldytuvui (FRIGO).
Kontaktai ir instrukcijos: Tikslus sandėlininko telefono numeris iškrovimo vietoje ir specialios instrukcijos („Įvažiavimas iš šoninės gatvės, atsargiai dėl žemo tilto“).
Automatizavimas vietoj rankinio įvedimo
Teisingai sukonfigūruota CRM sistema neleis vartotojui daryti spausdinimo klaidų. Adresai turėtų būti susieti su „Google Maps“ arba „Nominatim“ API, todėl, kai vadybininkas pradeda rašyti „Vilnius“, sistema automatiškai užpildo pašto kodą ir tikslias GPS koordinates. Vežėjas turi būti pasirenkamas iš patvirtintos duomenų bazės; sistema turėtų įspėti, jei to vežėjo civilinės atsakomybės draudimas (CMR) yra pasibaigęs.
Kai pasikeičia kortelės būsena (pvz., iš „Ieškoma transporto“ į „Pakrauta“), sistema turėtų automatiškai sugeneruoti transporto užsakymą PDF formatu ir pasiūlyti jį išsiųsti tiesiai iš CRM lango.
Komunikacijos žurnalai tiesiogiai kortelėje
Labai žalingas įprotis yra derinti užsakymo detales asmeniniais pranešimais dispečerio „WhatsApp“ ar „Viber“ programėlėse. Jei dispečeris suserga, niekas nežino, kas vyksta su kroviniu. Visa komunikacija el. paštu (dėl IMAP integracijos) ir telefoninių pokalbių užrašai turi būti pridedami tiesiai prie reiso kortelės istorijos. Tai užtikrina sistemos atsparumą darbuotojų nebuvimui darbe.