De ce foile de calcul obișnuite nu mai sunt suficiente. Cum un sistem CRM specializat ajută la optimizarea capacităților și automatizarea afacerii.
Să începeți o afacere de expediții este relativ ușor – aveți nevoie doar de un telefon, un computer și niște contacte. Cu toate acestea, scalarea unei companii de la o singură persoană la douăzeci de dispeceri, menținând în același timp ordinea și profitabilitatea, este practic imposibilă fără instrumentele software potrivite. Foile de calcul Excel încetează să mai funcționeze în momentul în care compania atinge aproximativ treizeci de transporturi pe zi.
Automatizare pentru expeditori
Limitele dispeceratului neautomatizat
Când nu aveți un CRM, afacerea dumneavoastră este stocată în mintea angajaților. Dacă un dispecer cheie pleacă la concurență, el ia cu el nu doar contactele, ci întregul know-how despre transportatorii cu care merită să lucrezi pe anumite rute. În plus, transcrierea manuală a datelor din e-mailuri în comenzi, din comenzi în facturi și din facturi în contabilitate înseamnă că ardeți o mare parte din costurile salariale pe o simplă muncă administrativă.
Ce face un CRM specializat?
Un adevărat CRM pentru expediții automatizează întregul ciclu:
Primirea cererii: Clientul completează o cerere în portalul dedicat sau trimite un e-mail. Sistemul creează imediat un "draft" (o ciornă) al comenzii.
Calcul și ofertare: CRM-ul analizează istoricul tarifelor și oferă cel mai bun preț de vânzare. Cu un singur clic, se trimite o ofertă PDF către client.
Selecția transportatorului: Modulul de management al transportatorilor găsește cel mai bun partener pe baza ratingurilor și a disponibilității.
Traseul: Odată ce marfa este pe drum, sistemul trimite automat notificări clientului (prin intermediul aplicației sau telematicii).
Facturare: După încărcarea e-CMR-ului în sistem, facturile sunt generate imediat și exportate în software-ul de contabilitate (de ex. SAGA, SmartBill).
Implementarea unui astfel de sistem reduce timpul de procesare a unei comenzi în medie cu 40%. Angajații dumneavoastră pot vinde de două ori mai multe transporturi în loc să se ocupe de hârtii. Tehnologia se transformă astfel dintr-un element de cost într-un generator de profit.