В основі будь-якої транспортної або експедиторської компанії лежить "Рейс" (або "Угода"). Це центральний елемент, навколо якого обертаються всі бізнес-процеси: від першого дзвінка клієнта до отримання...
# Як налаштувати картку рейсу в логістичній CRM: від заявки до закриття документів
Налаштування картки рейсу в CRM системі для логістики
В основі будь-якої транспортної або експедиторської компанії лежить "Рейс" (або "Угода"). Це центральний елемент, навколо якого обертаються всі бізнес-процеси: від першого дзвінка клієнта до отримання фінальної оплати та виплати винагороди перевізнику. Саме тому правильне налаштування та ведення картки рейсу в логістичній CRM-системі є критично важливим для ефективної роботи диспетчерів, логістів та бухгалтерів.
Якщо ваша картка рейсу перевантажена непотрібними полями — менеджери будуть витрачати дорогоцінний час на їх заповнення і саботувати роботу в системі. Якщо ж полів замало — ви не зможете генерувати повноцінні документи (заявки, CMR, рахунки) та аналізувати маржинальність. У цій статті ми детально розберемо еталонну структуру картки рейсу, розкажемо, які блоки є обов'язковими, та як автоматизувати рутину за допомогою сучасних SaaS-платформ для логістики, таких як CarGoPro.
Архітектура ідеальної картки рейсу
Картка рейсу — це цифровий двійник реального перевезення. Вона повинна об'єднувати в собі логістичні, фінансові та документальні аспекти. Правильно спроєктована картка розділена на логічні блоки, що дозволяє різним спеціалістам (експедитору, диспетчеру, бухгалтеру) швидко знаходити потрібну інформацію.
1. Блок «Маршрут та локації»
Це фундамент будь-якого перевезення. Система повинна дозволяти будувати мультимодальні маршрути з багатьма точками завантаження та розвантаження (збірні вантажі або LTL).
Обов'язкові поля:
Країна, місто, поштовий індекс (PLZ): ключові параметри для швидкого пошуку машини.
Точна адреса та геопозиція: для автоматичної передачі координат на навігатор водія.
Дати та час (вікна завантаження/розвантаження): критично для уникнення простоїв.
Митниці (для міжнародних рейсів): пункти митного оформлення вантажу при експорті та імпорті.
*Порада з автоматизації*: сучасна CRM повинна мати інтеграцію з картами (наприклад, Leaflet або Google Maps), щоб автоматично прораховувати кілометраж між точками та транзитний час з урахуванням режиму праці та відпочинку водія.
2. Блок «Вантаж та вимоги до транспорту»
Диспетчер не повинен тримати в голові специфічні вимоги клієнта — вони мають бути зафіксовані в системі, щоб при генерації заявки для перевізника жодна деталь не була втрачена.
Обов'язкові поля:
Найменування вантажу: з можливістю додати HS-код (код УКТЗЕД) для міжнародних рейсів.
Вага (брутто/нетто) та Об'єм (куби).
Кількість місць та тип пакування (наприклад: 33 європалети).
Тип кузова: тент, реф, суцільнометалевий, ізотерм, цистерна тощо.
Спеціальні вимоги: температурний режим (від і до), наявність ADR (клас небезпеки), ремені безпеки, нековзні килимки, пломби.
3. Блок «Контрагенти та Фінанси» (Найважливіший для експедитора)
У логістиці, на відміну від класичного рітейлу, в угоді завжди беруть участь щонайменше дві сторони: Замовник (той, хто платить вам) та Перевізник (той, кому платите ви).
Обов'язкові поля:
Замовник: вибір юридичної особи з бази, контактна особа.
Перевізник: транспортна компанія, тягач, причіп, ПІБ та телефон водія.
Ставка Замовника: сума, валюта (UAH, EUR, USD), форма оплати (з ПДВ, без ПДВ), терміни оплат.
Ставка Перевізника: аналогічно для підрядника.
Додаткові витрати: платні дороги, простої, страхування вантажу, митне оформлення.
Маржа (Profit): система ПОВИННА автоматично вираховувати ваш чистий прибуток та рентабельність у відсотках, конвертуючи різні валюти за актуальним крос-курсом.
4. Блок «Документообіг»
Всі згенеровані та завантажені скани документів мають зберігатися безпосередньо в картці рейсу.
Генерація документів: можливість в один клік створити "Заявку Замовнику", "Заявку Перевізнику", CMR, рахунок-фактуру.
Статуси оригіналів: чекбокси або статуси отримання оригіналів ТТН/CMR, оскільки оплата зазвичай прив'язана до факту отримання паперових копій поштою.
Статуси рейсу (Воронка перевезення)
Налаштування правильних статусів (Pipeline) дозволяє керівнику бачити, на якому етапі знаходиться кожен рейс компанії. Еталонна воронка в логістичній CRM виглядає так:
Нова заявка (Чорнетка): логіст лише збирає дані.
В пошуку транспорту: параметри вантажу зрозумілі, йде активний пошук перевізника на біржах.
Транспорт знайдено (Оформлення): машина є, йде підписання договорів-заявок.
На завантаженні: автомобіль прибув на першу точку.
В дорозі (Транзит): вантаж прямує до пункту призначення. Можливе додавання проміжних статусів (проходження кордону).
На розвантаженні: автомобіль прибув на фінальну точку.
Очікування документів: вантаж доставлено, чекаємо оригінали ТТН.
Очікування оплати: документи передані в бухгалтерію, виставлені рахунки.
Завершено: всі фінансові питання закриті.
*Важливо*: у сучасних CRM перехід між статусами часто автоматизований. Наприклад, коли водій через мобільний додаток натискає "Вантаж доставлено", статус рейсу автоматично змінюється на відповідний.
Типові помилки при налаштуванні картки рейсу
Ігнорування мультивалютності: якщо ваша CRM не вміє одночасно рахувати ставку замовника в гривнях, а перевізника в євро з урахуванням змінного курсу — ваші фінансові звіти завжди будуть брехати.
Ручне введення реквізитів: всі дані (ЄДРПОУ, IBAN, адреси юридичних осіб) повинні підтягуватися в документи з карток контрагентів автоматично.
Відсутність прав доступу: менеджер-експедитор повинен бачити лише свої рейси. Бухгалтер — лише фінансовий блок. Перевізник (через свій кабінет) — лише ставку перевізника, без доступу до ставки замовника та вашої маржі.
Використання текстових полів замість довідників: якщо логіст буде вписувати міста або типи кузовів вручну, ви ніколи не зможете зібрати коректну аналітику (система не зрозуміє, що "Київ", "Kyiv" і "г. Киев" — це одне й те саме). Завжди використовуйте стандартизовані довідники та автозаповнення.
Автоматизація: як CRM економить час диспетчера
Головна мета налаштування картки рейсу — зробити так, щоб логіст міг вести одночасно не 5, а 15-20 рейсів без втрати якості контролю.
У платформі CarGoPro реалізовано принцип "Wired UI": кожна зміна в картці рейсу має миттєві наслідки. Змінили номер тягача в рейсі? Він автоматично оновиться в уже згенерованій PDF-заявці та митній декларації. Клієнт змінив адресу вивантаження? Система автоматично перерахує кілометраж і попередить про зміну рентабельності.
Впровадження правильної картки рейсу — це не просто ІТ-завдання. Це фундаментальний крок до наведення порядку у вашому бізнесі, який дозволить уникнути штрафів за неправильно оформлені документи, мінімізувати касові розриви та збільшити прибуток з кожного кілометра шляху.