Una guida per creare la registrazione di trasporto perfetta nel tuo sistema CRM. Cosa dovrebbe contenere il fascicolo elettronico del disponente.
Nella logistica digitale, la "Scheda di Viaggio" (o Fascicolo/Ordine di Trasporto) è il centro assoluto di tutta l'attività. Se questa scheda è progettata e configurata male, i disponenti (gestori del traffico) perderanno tempo a cercare informazioni invece di gestire il flusso delle merci. Quindi, come dovrebbe apparire una scheda di trasporto perfettamente strutturata in un CRM per spedizionieri?
Scheda del percorso nel CRM
Architettura dell'informazione: Cosa è veramente importante?
Una schermata troppo affollata è dannosa quanto una priva di dati. Una buona scheda di viaggio deve essere divisa logicamente in sezioni:
Dati di base: Da dove, verso dove, data e ora. Queste informazioni devono essere visibili immediatamente al primo sguardo, preferibilmente con un carattere grande e leggibile.
Blocco finanziario (Il segreto commerciale dell'operatore): A quale prezzo vendiamo al cliente e a quale prezzo compriamo dal trasportatore subappaltato. Il margine di profitto deve essere mostrato proprio accanto. Solo il personale autorizzato dovrebbe avere accesso a questo blocco.
Specifiche del carico e del veicolo: Peso, volume (CBM), metri lineari di pianale (LDM), tipo di telone o se è richiesto un camion frigorifero (FRIGO).
Contatti e istruzioni: Numero di telefono esatto del magazziniere al punto di scarico e istruzioni speciali ("Ingresso dalla strada laterale, attenzione al ponte basso").
Automazione invece dell'inserimento manuale
Un CRM configurato correttamente non permetterà all'utente di commettere errori di digitazione. Gli indirizzi dovrebbero essere collegati alle API di Google Maps o Nominatim, in modo che quando un operatore inizia a scrivere "Milano", il sistema compili automaticamente il CAP e le coordinate GPS esatte. Il trasportatore deve essere selezionato da un database approvato; il sistema dovrebbe emettere un avviso se l'assicurazione vettoriale (CMR) di quel trasportatore è scaduta.
Quando cambia lo stato della scheda (ad es. da "Ricerca veicolo" a "Caricato"), il sistema dovrebbe generare automaticamente un ordine di trasporto in PDF e offrire la possibilità di inviarlo direttamente dalla finestra del CRM.
Registri di comunicazione direttamente nella scheda
Un'abitudine molto dannosa è quella di risolvere i dettagli dell'ordine tramite messaggi privati sul WhatsApp dell'operatore. Se il disponente si ammala, nessuno sa cosa stia succedendo alla merce. Tutte le comunicazioni via e-mail (grazie all'integrazione IMAP) e gli appunti delle telefonate devono essere allegati direttamente allo storico della scheda di viaggio. Questo garantisce un sistema a prova di assenze del personale.