Průvodce vytvořením dokonalého záznamu o přepravě ve vašem CRM systému. Co by měla obsahovat elektronická složka, aby dispečer neztratil přehled.
V digitální logistice představuje "Karta přepravy" (nebo také Karta zakázky/trasy) naprostý středobod všeho dění. Pokud je karta navržena a nastavena špatně, dispečeři tráví čas hledáním informací, místo aby řešili přesuny nákladu. Jak by tedy měla vypadat dokonale strukturovaná karta přepravy ve spedičním CRM?
Karta trasy v CRM
Architektura informací: Co je opravdu důležité?
Přeplněná obrazovka je stejně špatná jako ta, na které chybí údaje. Dobrá karta přepravy musí být logicky rozdělena do sekcí:
Základní údaje: Odkud, kam, datum a čas. Tyto informace musí být viditelné okamžitě na první pohled a nejlépe ve velkém, čitelném fontu.
Finanční blok (Obchodní tajemství dispečera): Za kolik prodáváme zákazníkovi a za kolik nakupujeme u dopravce. Marže musí svítit hned vedle. K tomuto bloku musí mít přístup jen autorizované osoby.
Specifikace nákladu a vozidla: Hmotnost, objem (CBM), ložné metry (LDM), typ plachty, nebo zda jde o chladírenský vůz (FRIGO).
Kontakty a pokyny: Přesný telefon na skladníka na vykládce a speciální instrukce ("Vjezd z ulice Nádražní, pozor na nízký most").
Automatizace namísto ručního vypisování
Správně nastavené CRM nedovolí uživateli dělat překlepy. Adresy by měly být napojeny na Google Maps API nebo Nominatim, takže když dispečer začne psát "Praha", systém sám doplní PSČ a přesné GPS souřadnice. Dopravce by se měl vybírat ze schválené databáze – systém by měl varovat, pokud má daný dopravce propadlé pojištění CMR.
Při změně statusu karty (např. z "Hledá se dopravce" na "Naloženo") by měl systém automaticky generovat PDF objednávku a nabídnout její odeslání přímo z okna CRM.
Komunikační záznamy přímo v kartě
Velkým nešvarem je, když se detaily zakázky řeší v soukromých zprávách dispečera na WhatsAppu. Pokud dispečer onemocní, nikdo neví, co s nákladem je. Všechna komunikace e-maily (díky IMAP integraci) a poznámky z telefonátů musí být připojeny přímo v historii karty přepravy. Tím získáte systém odolný proti výpadkům zaměstnanců.